De komst van het In Control Statement. Een vloek of een zegen?

Steeds meer organisaties zijn bezig om zelf een In Control Statement af te kunnen geven. Deze ontwikkeling is enerzijds geïnitieerd vanuit de maatschappelijke ontwikkelingen, zoals de eis om meer transparantie, en anderzijds vanuit politieke druk. Vanaf 2021 is voor gemeenten en provincies het afgeven van een In Control Statement in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording zelfs een verplichting.

Een belangrijk instrument ondersteunend aan een dergelijk statement is de interne beheersing en in het bijzonder de interne riskmanagement- en auditfunctie. Deze interne controle functies hebben de afgelopen jaren te maken gehad met een enorme druk van nieuwe wetgeving en richtlijnen. De werkdruk is dusdanig toegenomen dat vaak de vraag leeft: Is een In Control Statement een vloek of een zegen?

“Is een In Control Statement iets volledig nieuws? Nee dat is het niet.”

Om vast te stellen of iets een vloek of een zegen is, begin ik bij de vraag: Is een In Control Statement iets volledig nieuws? Nee dat is het niet. Het is al jaren gemeengoed om als organisatie zelf aan te tonen of u de belangrijkste risico’s in de organisatie beheerst en compliant bent aan wet- en regelgeving. Vaak is er al sprake van een control framework of interne controle plannen die getoetst worden. Dit is waarvoor de interne audit en riskmanagement functies in het leven zijn geroepen. Daarnaast blijft indien er spraken is van een In Control Statement, de externe accountant ook gewoon de getrouwheid van de jaarrekening controleren.

Benut deze kans en maak gebruik van dit momentum
Het zelf afgeven van een In Control Statement biedt belangrijke kansen. De interne beheersing en interne controle functie krijgen hoogstwaarschijnlijk meer de aandacht en prioriteit die ze verdienen in de organisatie. Het bestuur van een organisatie, of in het geval van een gemeente het college, krijgt immers zelf de verantwoordelijkheid over de verantwoording en niet primair de externe accountant met haar controleverklaring. Dit maakt dat het bestuur meer geïnformeerd zal willen worden en ook de organisatie proactiever aan de gang moet met resultaten.

Daarnaast moet gewerkt worden aan een ondersteunende informatievoorziening die inzicht geeft in de In Control Status van de organisatie en haar processen. Dit laatste lijkt de grootste uitdaging. Veel organisaties hebben nu een divers en versplinterd software applicaties landschap. Het In Control Statement zorgt daarin voor de juiste beweging. Er komen meer middelen beschikbaar en er zal richting worden gegeven aan de interne beheersing en interne controle/audit functie.

Belangrijkste keuze om het In Control Statement echt van nut te laten zijn voor de organisatie is invulling geven aan de behoefte om het In Control Statement een brede verantwoording te laten zijn over de kwaliteit en resultaten van de organisatie. De simpele weg is puur een verantwoording van het rechtmatig handelen van de organisatie, de rechtmatigheidsverantwoording. Hoe breder de verantwoording hoe beter het In Control Statement ondersteunt aan de business en als kwaliteit stuurinstrument kan dienen.

De dualiteit van het In Control Statement
Een In Control Statement kan je als een vloek zien wanneer gekeken wordt naar de huidige status van de interne beheersing en in het bijzonder de interne audit functie binnen veel organisaties / de 2^de lijn van verdediging. Deze is de afgelopen jaren vaak flink afgebouwd en in de ogen van de externe accountant onvoldoende. Transparantie aan de top ontbreekt en de ondersteunende informatievoorziening is vaak nog Excel gebaseerd. Er ontbreekt integraal inzicht en in veel gevallen de juiste beschikbaarheid aan kennis, middelen en kwalitatieve verantwoordingsinformatie. De werkelijkheid ligt wat genuanceerder, maar in veel gevallen is dit wel het pijnlijke oordeel van de externe accountant. Er ontstaat een duale discussie. Met het In Control Statement willen organisatie zelf haar verantwoordelijk nemen en krijgt het bestuur ook daadwekelijk de verantwoordelijkheid. De keurmeester, de externe accountant beweert echter dat organisaties niet voldoende geëquipeerd te zijn dit te doen.

Het komen tot een In Control Statement zal de komende jaren voor veel organisaties, gemeenten en provincies best een investering zijn. De basis moet op orde komen en er zal geïnvesteerd moeten worden in de interne beheersing, interne controle en auditfunctie van de organisatie. Grootste aandachtspunt daarbij de 2^de lijn van verdediging, in veel gevallen de verbijzonderde interne controle genoemd. Er moet geïnvesteerd worden in voldoende kennis en de juiste oplossingen die de interne controle ondersteund, maar ook integraal transparantie biedt aan de top van de organisatie, opgebouwd met de juiste dossiervorming en volledige audit-trail.

Het Control Statement is van de hele organisatie
Het belangrijkste is echter de wil, de bewustwording en aandacht vanuit de organisatie. Een In Control Statement is geen feestje van financiën, maar een instrument om de kwaliteit van de organisatie te verhogen en inzicht te bieden hoe de organisatie presteert. U wilt toch ook een organisatie die aantoonbaar In Control is. Succes met de uitdaging.